Gestion d’événements : 3 erreurs qui se corrigent facilement!

Andre Auger
20 janv. 2017
3 min de lecture

Œuvrant dans le milieu depuis plusieurs années, j’ai eu le plaisir d’organiser plus d’un événement dans ma carrière. Que ce soit un congrès, un banquet, un mariage, un festival ou une grande fête publique, je me suis longtemps amusé à créer ces événements de petite et grande envergure.

Dorénavant, je ne fais que de la décoration événementielle (mobilier, couvre-chaises, centres de table, structures, etc…). J’organise encore 2 « Dîner en Blanc » (à Québec et à Sherbrooke) mais uniquement par passion de l’événementiel.

Je conserve toutefois mon œil critique (constructif) lorsque je vois des organisateurs planifier leur événement et, lorsqu’on me le demande, j’aime donner mon opinion sur la façon de s’y prendre afin d’arriver à bon port. J’enseigne encore au Collège Mérici de Québec en organisation d’événements et de voir les nouvelles idées et structures de travail me passionnent énormément.

Je remarque que certaines erreurs se répètent plutôt régulièrement. Voici quelques trucs et conseils qui j’espère, vous aideront à planifier votre événement et à éviter certains pièges.

BUDGET-BUDGET-BUDGET

Lorsqu’on planifie son événement, la priorité est de se faire un budget (avec le titre de ce paragraphe, j’ose espérer que vous aviez compris). Ne pas tenir un budget à jour est une erreur monumentale!

À partir de cet outil, vous serez en mesure d’évaluer les entrées et sorties d’argent disponibles pour créer votre événement. Avoir un petit budget n’est pas synonyme de petit événement. L’imagination est souvent maîtresse de nos actions.

À partir de votre budget, vous serez en mesure de monter votre plan de travail, de vos échéanciers et des tâches à attribuer. Vous serez ainsi en mesure de définir les principales étapes et de palier aux imprévus.

À ÉVITER : Réserver vos items sans avoir complété votre budget

À CONSEILLER : Ayez en main plus d’une soumission afin de pouvoir comparer. Plusieurs endroits imposent des fournisseurs exclusifs. Il est donc doublement important de vérifier les tarifs.

OÙ TENIR MON ÉVÉNEMENT?

Ne jamais tenir un événement à un endroit « coup de cœur » sans avoir pensé à tout ce dont vous avez besoin! Un peu de patience est de mise.

J’ai souvent entendu « On veut tenir notre événement à xxx endroit parce que c’est tellement beau ». Après une courte discussion sur l’endroit en question, le gestionnaire se rend compte que plusieurs aspects ne correspondent pas à ses besoins :

Absence ou imposition d’un traiteur
Salle avec ou sans permis de boisson
Les stationnements
La disposition possible des tables/chaises selon le nombre d’invités attendus
L’accessibilité (services sanitaires suffisant, invités à mobilité réduite ou autres)
L’électricité (oui, oui… ce n’est pas toujours inclus dans vos frais de location!)
Les items inclus ou exclus (Mobilier, décoration, nappes, éléments audiovisuels, lutrin, tables cocktail, tables banquet, etc…)

À ÉVITER : Les trop grands endroits pour de petits groupes. Vous donnerez l’impression de ne pas avoir suffisamment de monde.

À CONSEILLER : Prévoyez une visite du lieu et vérifiez les équipements. Demandez les dimensions de la salle et faites-vous faire des plans à l’échelle. Vous éviterez ainsi d’autres frais supplémentaires.

LES MARQUE-PLACES

Lors de votre planification d’un banquet, vous aurez à déterminer si les gens choisiront eux-mêmes leurs places ou si vous devrez les placer.

Comme dans la majorité des événements, on préfère asseoir les gens à des endroits spécifiques (et souvent stratégiques), vous devrez prévoir l’identification des places.

Plusieurs solutions s’offrent à vous :

Hôtesses (hôtes) à l’entrée
Tableau d’assignation (indicateur des tables avec les noms)
Marque-places indiquant le siège précis de vos invités (avec les noms)

À ÉVITER : Lorsque les gens sont libres de prendre la place qu’ils veulent, ne pas aviser à l’avance qu’ils n’auront pas une place désignée cause souvent une perte de temps et une incertitude à vos invités.

À CONSEILLER : Lorsque vous faites un tableau d’assignation, surtout si vous avez beaucoup de tables, faites gagner du temps à vos invités : Créez-le en ordre des noms de famille plutôt que par table. Vous éviterez qu’ils cherchent longuement leur place.